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>> Was ist ein Aktenschnitt?

Wer die Maße der DIN-A4-Größe weiß, erkennt, dass es in der Breite dem Folioformat entspricht, in der Höhe ist es etwas über drei Zentimeter niedriger.
Wenn nun in einer Behörde ein Brief zu schreiben war, wurde ein doppelter, in der Mitte gefalzter, Bogen verwendet. Er hatte also die Größe von 33 x 42 cm, und man spricht von einem Doppelfoliobogen. Dieser Bogen wurde auf der ersten und ggf. zweiten Seite mit dem Mitteilungstext beschrieben. Bei längerem Text wurde ein neuer Bogen eingelegt, aber hier soll beim einfachen Fall geblieben werden.
War der Brief geschrieben, wurde das Doppelblatt mit der vierten Seite nach vorn bzw. oben gedreht. Nun wurde der Brief gefaltet, zu welchem Zweck er quer gelegt wurde. Es wurden von jeder Seite ca. 8 cm nach hinten gefaltet, so dass ein mittlerer Teil zwischen 16-17 cm Breite verblieb. Sodann wurden vom oberen gefalzten Rand etwa 8 cm und vom unteren Rand etwa 4-5 cm nach hinten gefaltet. Der obere Teil von ca. 8 x 16-17 cm wurde dann in den unteren Teil von nur 4-5 cm geschoben, und zwar direkt hinter die erste von vier Lagen, von welchen die beiden unteren in der Mitte offen sind. Nun konnte der Brief auf der Vorderseite mit der Anschrift versehen (und später frankiert) werden. Beim Adressieren lag das Blatt mit dem Falz nach oben. Zum Schluss erfolgte die Anbringung eines Siegels mittels Lack oder das Aufkleben einer Oblate zum Verschluss des Briefes.
Behörden schrieben oft Briefe an andere Behörden. Dort wurden die Briefe nach dem Auseinanderfalten und Lesen zunächst gesammelt und zur damaligen Zeit als Loseblattsammlung liegend aufbewahrt. Aktenordner, in welchen die Briefe nach einer Lochung abgelegt wurden, gab es erst später.
Wenn ein Vorgang abgeschlossen war oder eine gewisse Höhe erreicht hatte, wurde eine Akte angelegt. Das geschah mittels „Aktenzwirn“. Von den Doppelfolioblättern war immer nur die erste und/oder zweite Seite beschrieben. Diese Doppelblätter wurden zur Aktenbildung in einer Menge von 6-8 Stück in chronologischer Reihenfolge ineinander gelegt und dann mit einer großen Nadel und dem besonderen dünnen Zwirn zusammengebunden. Bei z. B. sechs Blättern lagen dann sechs beschriebene Seiten vorn und sechs leere Blätter, auf deren zweiter Seite sich die Anschrift befand, dahinter. Mehrere solcher Sechser- oder Achterlagen wurden untereinander mit Zwirn verbunden, und bei genügender Höhe auf einen Aktenrücken bildendes stärkeres Papier bzw. Pappe geheftet. Zum Schluss wurde das Ganze mit einem Aktendeckel umschlossen und nochmals mit diesem vernäht.
Nun war der preußische Beamte fleißig und arbeitete effektiv. Damit er beim Aktenstudium nicht nach jeweils sechs oder acht gelesenen Blättern sechs oder acht weitere leere Seiten umblättern musste, wurde ein sog. „Aktenschnitt“ vorgenommen. Dabei wurden die sechs bzw. acht hinteren Blätter angesichts der leeren Seiten von der Mitte rechts schräg nach links oben abgeschnitten. Das ermöglichte dem Leser, diese Blätter auf einmal umzuschlagen.
Bei dieser Handhabung wurde für uns Philatelisten zum Glück die eventuelle Frankatur nicht weggeschnitten. Wenn solche Blätter den Akten entnommen werden – wobei davon auszugehen ist, dass das natürlich immer legal geschieht – und in die Hände von Sammlern gelangen, wollen diese nicht das offene Blatt ihren Sammlungen einverleiben. Also faltet der Sammler dieses Folioblatt wieder so zusammen, wie es als Brief einmal war und stellt fest, dass aufgrund des Aktenschnitts die linke untere Ecke des Briefes fehlt. Wenn die vordere Blatthälfte mit den Seiten 1 und 2 noch anhängt, wird der Schnitt dadurch kaschiert, aber meistens wurde nur das Blatt mit der Anschrift und der eventuellen Frankatur aus den Akten entnommen, so dass die Fehlstelle deutlich sichtbar ist.

Hier fehlt zum größten Teil der Aktendeckel.

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Arge Danzig, Rundschreiben 260, 3. Quartal 2018, Seite 3219.